- backlog wikiをoffice365に移行
- office365のどのサービスに移行するか
- 候補はTeamsのwikiか、OneNOTE
- 主観的な比較 まとめ
- backlog wiki→Teams wikiへの移行作業
- 1週間ほど運用してみて、検索性からやっぱりOneNoteに
- #wikiについての疑問
- #徒然 スマホで見れるものだとより良い
backlog wikiをoffice365に移行
今まで社内wikiはbacklogを使っていました。社員は私１人だけど、いつか辞めるときに、時期が重なるか重ならないかわからないけど、次にこの業務をやる人が困らないように、っていうのもあったし、自分の業務メモでもあった。
backlogのwikiはWindowsのスタートアップに入れておいて、毎日、出社から退社までひらきっぱなしで使っていました。
しかし先日、社内で利用している複数のASPサービスをoffice365にまとめていく動きのなかで、backlogも解約することになりました。
backlogのwikiをpdfにexportできることは知ってたので（文字認識もばっちり）とりあえず書き出しましたが、悩ましいのは移行先です。
office365のどのサービスに移行するか
前職でたくさんメモを共有していたsalesforce chatterが、親会社のsaleceforceドメイン（ていうのかな、テナント的な）にデータ移行されるときに、移行されずに全部消えたのが、ショックすぎて。（chatterだけでなく、営業とエンジニアで顧客IDを分けていたんだけど、エンジニアの顧客対応履歴も全部、移行されずに消えた）みんなへの共有だけでなく、自分にとってのメモでもあって、いつもchatterを検索して自分の業務マニュアル的にも使っていたので、自分の業務遂行上の財産でもあったのに。
時間をかけてこつこつ積み重ねていくようなものは、いつかシステム移行するときにデータを一括で持ち運べるかどうか、は、すぐ忘れちゃうのでメモを残しておきたい私にとって、すごく重要。
[wikiの移行先に求める要件]
- いつかシステム移行するとき、エクスポートできること
・・・backlog wikiのように、文字認識できる形でpdf書き出しできれば充分 - backlog wiki程度の表現力はほしい
・・・多くを求めるわけじゃない。backlog wikiはそんなに高機能ではない ブログシステムみたいに文字の色変えたりとかもできないし。 - 私がいなくなっても残るものがいい
・・・OneNOTEって個人に紐づく感じがするのでそういうのが微妙。ほぼ自分ひとりのメモだけど、いつか自分が去るときに誰かが困らないように使えるものにしておきたいので。 - 一か所にまとまっていて、簡単に必要な項目にたどりつけるほうがいい
・・・sharepointの各項目内にファイルを置く、みたいな、マニュアルがばらばらの場所に散らばるのは避けたい＝社長に最初指示された移行先はこれだったが
候補はTeamsのwikiか、OneNOTE
OneNote
セクションとページを使い分けるとなかなか使い勝手がよい。オンラインだけど、タブ切り替えで読み込みなおすような一瞬待つようなのはなく、ほんと、ノート、って感じでサクサク切り替わるのでストレスがない。
画面上の設定っぽいものはすべてさわってみたけどexportはできなさそうだった。
が、調べたら、アプリからならエクスポートできることがわかった。
個人に紐づいてるようなのだけ気になる。sharepointを触ってたらグループのノートができたような気がしたが、再現できないのと、個人に紐づいているのではないという確信が持てない。私が去るときに消えてしまう業務マニュアルは要らない。
チームのチャネルで、タブを増やす「＋」マークでノートを作成したら、個人に紐づかないノートができたっぽい。が、Noteの所有者が個人でなく社名になっていたので、せっかくチャネルで権限設定していても微妙なことになりそう（未検証）
Teams wiki
使い勝手はbacklogのwikiの上位互換と言えるような感じでとっても良いものの、エクスポートがかなり困難ということで断念しOneNoteを検討したものだった。
が、今日改めて調べて、やってみたらエクスポートできた。
うっかりチャネルごと削除されたときに消えてしまう恐怖はあるものの、エクスポートできるならたまにバックアップとっておけばなんとかなる。権限管理的にも、Teamsのチーム単位だとちょうどいい。（WebサーバのFTP情報とかも含むので全社員が全部見れるのは望ましくない、ただ、sharepointのサイト単位くらい細かいと、マニュアルとしての使い勝手が悪くなる）
エクスポートできるなら１～４を満たせるので、Teamsのwikiにしようと思う。
主観的な比較 まとめ
| backlog | Teams wiki | OneNote | |
| export | 〇pdf | 〇できない？ →あとからできることが分かった |
〇エクスポート困難だが アプリからならエクスポートできる。 |
| マイナス点 | － | ▲うっかりチャネルごと削除されたら全部消える →エクスポートできるならたまにバックアップとしてエクスポートしておくことで、全削除のリスクは回避できる |
▲notebookを個人所有でなく、sharepointのチーム単位とかで所有できるかが微妙 ▲ノート全文をAllコピーしたいとき、Ctrl+Aで選択されずに行頭からShiftでテキスト選択しないといけない。 メモ帳とかに貼り付けるときもいちいち1行空いてしまい、コードをコピペで使いたいときとか不便 |
| 表現力 | 〇色も使えないしシンプルだが、そこがよかったりもする 〇複数社にまたがるプロジェクトだと利点がある |
〇backlogのwikiよりいいところ ・文字色等の表現がWordPressのクラシックエディタ並 ・画像をCtrl+Vで「簡単に」入れ込める（backlogは、できないことはないが、手順が面倒だった） ・セクションごとにコメントを入れられるので、マニュアルの改善とかにはよさそう（コメントは削除もできる） ・wikiページ単位でファイルを添付できないってところは、backlogより落ちる？けど、Sharepointで共有してそのリンクを貼れば十分。ファイルも容量あまり気にしないで埋め込んでいける |
〇backlogのwikiを全コピーして貼り付けたとき、見出し文字はちゃんと大きいフォントで貼り付けられてる。 〇表現力は、Teams wiki でできることはできる |
Teamsのwikiのエクスポートは、Microsoft社のサイトに載ってたとおりにはできなかったので、やってみた方法を別記事で書きました。
backlog wiki→Teams wikiへの移行作業
backlog解約前に移行してればまた違うのでしょうが、今回はbacklog解約時にとりあえず以下の3種類でバックアップをとった状態での移行です。
1.2.だとテキスト内のリンクが死んでて、ページの下方に、1ページ分のリンク先がまとめて書かれてる状態になっています。表もつぶれていてコピーされなかったり、ものすごい細長い表になってたり、ちょっと使えねー感じ。
3.からのコピペだと（Ctrl+Aで全文選択できないので、文頭から文末までをShiftで選択しないといけないというめんどさ）リンク・文字の大きさが残っているという利点があります。
いずれにしても、セクションがセクションとして変換されないので、使い勝手良く移行するには、ページ内のセクション単位でちまちまコピペする手間は避けられなさそうです。
Teams wikiからいったんWordに書き出してみて、それに当ててあるスタイルを真似てつくったwordからコピペしたら、どうだろう、、、後日試してみたら、こちらにまた書き足します。
1週間ほど運用してみて、検索性からやっぱりOneNoteに
検索機能がない
1週間ほど使っていて、検索機能がないことに気づいたので、やめました。wikiとして致命的だと思う。Teamsで見るときOneNoteも検索できないけど、アプリで開いたときは検索できるので、全然ないwikiよりマシかと思った。
ページ階層
また、OneNoteだとページ単位をさらにまとめる階層があり2階層で管理できるが、Teams wikiだとそれがなくすべてのwikiページが並列になる。backlogでも並列だったので同じ。今開いてるページだけ、ページ内の見出しも目次に表示されるっていうところもbacklogと同じ。ただ、OneNoteの2階層の便利さを体験してしまうと、2階層のほうがより良いと思う。
記載するwiki＝チームを分ければジャンル分けできるけど、どのチームのを見ればいいのかと頭が余分なリソースを使うことになる。
検索と使い勝手から、OneNoteをアプリで開くのがいちばんいいのかなという感じ。Teams内で完結できずアプリで開くってところがマイナスポイントだけど、アプリで開くとコピペのときに一行空きになるのもないし。（Ctrl+Aで全体コピーができないのは変わらない）
OneNoteの良くないところもあるのでもっと良い方法を模索したいけれども、いったんOneNoteで落ち着きたいと思う。今にして思うと、backlogのwikiは高機能ではないけどだからこそ、ページ表示が軽くサクサクで、必要充分だったなあと思う。
ただ、高機能じゃなかった分、移行先に求めていることも必要最低限だと思ってるので、あきらめずにより良い移行先を探していきたい。また移行する可能性があるからOneNoteへの移行はなるべく手間かけないようにサクッとやりたい！
#wikiについての疑問
Teams wikiって書いてますけど、SharePoint wikiかもしれないし、Planner wikiかもしれないし、Microsoft wikiかもしれなくて、wikiがどのアプリケーションのなかの機能なのかがはっきりしませんでした。Teams wikiと書いてる記事をけっこう見かけましたが、Micorsoft社のサイトだとPlannerの一機能として書かれてるようにも思われるし、、、
Sharepointのチームサイトの機能として書かれてるようにも思える。https://support.office.com/ja-jp/article/wiki-%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%8A%E3%82%88%E3%81%B3%E7%B7%A8%E9%9B%86%E3%81%99%E3%82%8B-dc64f9c2-d1a2-44b5-ac59-b9d535551a32
ご存じの方がいらっしゃればぜひ、教えてください。
#徒然 スマホで見れるものだとより良い
常にオフィスにいるわけではない私は、PCを持ち運んでインターネットがつながらないときもある。そんなときでもスマホでなら見れるようなアプリケーションだと、より良い（backlogは見れていた）。
スマホで見れると、自分で書いたwikiを読み返す回数が増え、内容をよりよく改善する気づきのきっかけも増える。
